Mitarbeiter:in Projektverwaltung und Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d); Nr. 09/2026

Berlin

Voll- oder Teilzeit

Befristet

Rolle & Aufgaben

Sie behalten den gesamten Prozess – von der Beantragung unserer Projekte bis zur Abrechnung – stets im Blick und übernehmen dabei wichtige zentrale Arbeitsschritte eigenverantwortlich. In enger Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung und dem Controlling sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der einzelnen Projekte. Darüber hinaus erstellen Sie strukturierte Tabellen und übersichtliche Ablaufpläne und unterstützen bei administrativen Tätigkeiten, wie dem Scannen und der sorgfältigen Vorbereitung von Dokumenten für eine ordnungsgemäße Ablage.

Projekte verwaltungstechnisch vorbereiten, laufend überwachen und auf Vollständigkeit hinsichtlich der Abrechnung kontrollieren, ggf. benötigte Unterlagen anfordern
Selbständiges Überwachen von relevanten Terminen
Pflege und Bearbeitung von projektrelevanten Dateien, Listen etc.
Projektmittel abfordern
Finanzübersichten erstellen und aktualisieren
Verwendete Projektmittel erfassen und für Abrechnung aufbereiten
Projektmittelbelege verwalten
Monatsberichte erstellen
Projektdaten in Datenbanken eingeben und verwalten
Verwendungsnachweise erstellen
Mitwirken an Konzepten
Projektprüfungen vorbereiten und begleiten
Schriftverkehr bearbeiten und allg. Sekretariatsaufgaben, Ablage durchführen
Assistenzaufgaben für die Bereichsleitung
Schriftliche und mündliche Kommunikation mit den Auftraggeber*innen

Fachliche Voraussetzungen

Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium im kaufmännischen oder wirtschaftlichen Bereich, z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte*r, Betriebswirt*in oder vergleichbare berufliche Kenntnisse und Erfahrungen
Berufserfahrung insbesondere im Bereich Projektabrechnung und -steuerung wünschenswert
Fundierte Excelkenntnisse und Kenntnisse in Word (Serienbriefe)
Erfahrung und Affinität im Umgang mit Datenbanken zum Beispiel EUREKA 5
Kenntnisse im Qualitätsmanagement

Persönliche Kompetenzen

Sie sind ein Zahlenmensch und zeichnen sich durch ausgesprochen strukturiertes Arbeiten aus
Sie agieren eigenverantwortlich und sorgfältiges genaues Arbeiten ist Ihnen sehr wichtig
Sie haben Spaß daran, den Bereich Projektabrechnung und Projektverwaltung in unserem Unternehmen weiterzuentwickeln
Sie übernehmen Ergebnis-Verantwortung und arbeiten gern in einer Schnittstellen-Funktion mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen
Sie sind ein Teamplayer und kommunizieren wertschätzend und respektvoll
Sie fühlen sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld im Frontoffice wohl und überzeugen durch Ihre strukturierte und freundliche Arbeitsweise, auch bei wechselnden Anforderungen
Sie wechseln flexibel und effizient zwischen unterschiedlichen Aufgaben
Sie kommunizieren gern mit behördlichen Ansprechpartnern, Mitarbeitenden und Teilnehmenden in den Projekten

Das bieten wir

Teilzeit- oder Vollzeit-Tätigkeit
Standort: Stromstraße. Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
29 Tage Urlaub
BVG Deutschlandticket Job mit 15 € Zuschuss
Kostenfreie Angebote zu körperlicher und mentaler Gesundheit. Beide Themen sind uns sehr wichtig. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen, sowohl körperlich als auch mental gesund zu bleiben: Coaching-Flatrate und Mitgliedschaft im Urban Sports Club
Eine berufliche Perspektive bei einem langjährigen Partner der öffentlichen Verwaltung
Die Stelle ist ab 01.06.2026 zunächst befristet mit der Aussicht auf Verlängerung zu besetzen
Wertschätzendes und respektvolles Miteinander sowie intensive Einarbeitung „on the job“

About us

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